Struktur Pengelolaan WBS

Dalam penyusunan infrastruktur WBS, hal yang terpenting adalah kejelasan dari akuntabilitas dan tanggung jawab untuk mendorong pelaksanaan WBS di perusahaan.

 

1. Direksi

Direksi bertanggungjawab atas efektivitas rancangan, pelaksanaan dan pemeliharaan penyelenggaraan WBS secara keseluruhan serta berkewajiban menetapkan arahan dan melakukan tindakan-tindakan untuk menjamin bahwa seluruh aktivitas penyelenggaraan WBS berjalan dengan baik.


Direksi berwenang untuk:

  1. Membentuk dan menetapkan Unit Pengelola WBS dan Komite Kepegawaian.
  2. Memutuskan untuk dihentikan atau dilanjutkannya sebuah pelaporan pelanggaran.
  3. Menugaskan tim investigasi untuk melakukan investigasi jika ditemukan indikasi awal yang kuat pada saat dilaksanakan klarifikasi awal.
  4. Memberikan sanksi kepada terlapor sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan atau meneruskan kepada pihak yang berwajib jika terbukti bersalah atas pelanggaran yang dilakukannya.
  5. Memberikan apresiasi kepada pelapor jika pelaporan terbukti sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.


2. Dewan Komisaris

Dewan Komisaris bertanggung jawab melakukan pengawasan atas kecukupan dan efektivitas pelaksanaaan WBS di perusahaan. Pemantauan pelaksanaan WBS dapat diserahkan kepada Komite Dewan Komisaris.

 

3. Unit Pengelola WBS

Unit Pengelola WBS merupakan fungsi atau unit yang dibentuk dan ditetapkan Direksi untuk menyelenggarakan dan mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untuk melaporkan indikasi awal, melakukan klarifikasi awal dan melakukan investigasi atas pelaporan pelanggaran. Unit Pengelola WBS harus independen dari operasi perusahaan sehari-hari dan mempunyai akses kepada pimpinan tertinggi perusahaan.

Pengelolaan WBS dikoordinasikan oleh Satuan Pengawasan Intern (SPI) dibantu oleh Sekretaris Perusahaan. Unsur dari Unit Pengelola WBS terdiri dari 2 (dua) elemen utama yaitu:

  1. Sub-unit Administrasi WBS yaitu sub-unit yang menerima pelaporan pelanggaran, menyeleksi laporan pelanggaran untuk diproses lebih lanjut oleh sub-unit investigasi tanpa membuka identitas pelapor. Selain menyelenggarakan administrasi pelaporan pelanggaran yang masuk, yang dalam proses, dan yang telah selesai ditindaklanjuti, Sub-unit ini juga bertanggung jawab atas pelaksanaan program perlindungan pelapor sesuai dengan kebijakan yang telah dicanangkan, terutama aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan pelapor. Sub unit administrasi WBS dilaksanakan oleh Sekretaris Perusahaan.
  2. Sub-unit Investigasi yaitu sub-unit yang bertugas untuk melakukan investigasi lebih lanjut terhadap substansi pelanggaran yang dilaporkan. Tujuannya adalah mencari dan mengumpulkan bukti-bukti yang diperlukan guna memastikan bahwa memang telah terjadi pelanggaran. Dalam hal terdapat bukti-bukti yang memadai, maka rekomendasi sanksi terhadap pelanggaran yang dilakukan diberikan kepada Direksi untuk memutuskan. Akan tetapi bila tidak ditemukan bukti-bukti yang mencukupi, maka proses investigasi dihentikan dan laporan pelanggaran tidak dilanjutkan. Sub unit investigasi ini dilaksanakan oleh Satuan Pengawasan Intern (SPI).

 

4. Komite Kepegawaian

Komite Kepegawaian adalah suatu komite khusus yang dibentuk dan ditetapkan berdasarkan keputusan Direksi untuk mengkaji laporan-laporan pelanggaran dan memberikan pertimbangan/rekomendasi kepada Direksi untuk penetapan sanksi terhadap pelanggaran yang dilakukan Terlapor.


Keanggotaan Komite Kepegawaian terdiri dari:

a. Anggota Tetap

  1. Kepala Bagian SDM sebagai Ketua;
  2. Sekretaris Perusahaan sebagai Sekretaris;
  3. Kepala Satuan Pengawasan Intern sebagai Anggota;
  4. Kepala Bagian Hukum & Umum sebagai Anggota.


b. Anggota Tidak Tetap

Manajer Wilayah, Kepala Bagian, Administratur dan Manajer Unit Usaha Non Kebun yang menjadi Atasan Terlapor serta Ketua Umum SPBUN (perwakilan serikat pekerja perusahaan).