Pelaporan Pelanggaran
Insan PTPN VIII (Persero) memiliki kewajiban moral untuk melaporkan terjadinya pelanggaran apabila mengetahuinya. Kesadaran perlunya menyampaikan adanya pelanggaran demi kepentingan dan kemaslahatan bersama serta manfaat untuk mencegah dampak yang tidak diinginkan menyebar luas, seperti misalnya kebiasaan penerimaan atau pemberian gratifikasi.
 
1. Prinsip-prinsip
  1. Perusahaan wajib menerima pelaporan pelanggaran dari pelapor.
  2. Pelaporan pelanggaran dari pelapor harus ditempatkan dalam kerangka peningkatan good corporate governance.
  3. Pelaporan pelanggaran harus dilakukan itikad baik dan bukan merupakan suatu keluhan pribadi atas suatu kebijakan perusahaan tertentu ataupun didasari kehendak buruk/bersifat fitnah/laporan palsu yang dapat mencemarkan nama baik atau reputasi seseorang.

2. Pelapor

Pelaporan pelanggaran dapat disampaikan oleh:
  1. kalangan internal perusahaan meliputi Direksi, Dewan Komisaris dan seluruh karyawan; dan
  2. kalangan eksternal perusahaan meliputi pemasok, pelanggan, kreditur, masyarakat dan para pemangku kepentingan lainnya.

3. Bentuk Pelaporan
  1. Pelaporan Pelanggaran secara tertulis dan beridentitas, wajib dilengkapi dengan fotokopi identitas dan bukti pendukung seperti: dokumen yang memuat indikasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan dan memberikan petunjuk mengenai transaksi yang dilakukan dan/atau Pelaporan Pelanggaran yang akan disampaikan sebagai bahan pemeriksaan lebih lanjut.
  2. Pelaporan Pelanggaran secara tertulis dan tanpa identitas (anonim), wajib dilengkapi bukti pendukung seperti: dokumen yang memuat indikasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan dan memberikan petunjuk mengenai transaksi yang dilakukan dan/atau Pelaporan Pelanggaran yang akan disampaikan sebagai bahan pemeriksaan lebih lanjut.
  3. Apabila Pelaporan Pelanggaran diajukan oleh perwakilan Pelapor, maka selain dokumen di atas juga diserahkan dokumen lainnya yaitu:
  1. Fotokopi bukti identitas Pelapor dan perwakilan Pelapor;
  2. Surat Kuasa dari Pelapor kepada perwakilan Pelapor yang menyatakan bahwa Pelapor memberikan kewenangan bertindak untuk dan atas nama Pelapor;Jika perwakilan Pelapor adalah lembaga atau badan hukum, maka harus dilampiri dengan dokumen yang menyatakan bahwa pihak yang mengajukan pengaduan berwenang untuk mewakili lembaga atau badan hukum tersebut.


4. Pelanggaran Yang Dapat Dilaporkan

Pelanggaran yang dapat dilaporkan adalah perbuatan yang dalam pandangan pelapor dengan itikad baik adalah perbuatan sebagai berikut:

  1. Korupsi;
  2. Kecurangan;
  3. Ketidakjujuran;
  4. Perbuatan melanggar hukum (termasuk pencurian, penggunaan kekerasan terhadap karyawan atau pimpinan, pemerasan, penggunaan narkoba, pelecehan, perbuatan kriminal lainnya);
  5. Pelanggaran ketentuan perpajakan, atau peraturan perundang-undangan lainnya;
  6. Pelanggaran Pedoman Perilaku Perusahaan atau pelanggaran norma-norma kesopanan pada umumnya;
  7. Perbuatan yang membahayakan keselamatan dan kesehatan kerja, atau membahayakan keamanan perusahaan;
  8. Perbuatan yang dapat menimbulkan kerugian finansial atau non-finansial terhadap perusahaan atau merugikan kepentingan perusahaan;
  9. Pelanggaran prosedur operasi standar (SOP) perusahaan, terutama terkait dengan pengadaan barang dan jasa, pemberian manfaat dan remunerasi.

 

5. Waktu Untuk Melaporkan Pelanggaran

Pelapor harus mempunyai alasan yang kuat dalam menyampaikan laporan pelanggaran ataupun potensi pelanggaran. Pelaporan seyogyanya dilakukan segera dan dalam waktu tidak lebih dari 3 (tiga) bulan, karena semakin lama ditunda semakin menyulitkan investigasi dan tindak lanjut. Begitu juga bagi pelapor mungkin akan kehilangan alasan untuk melaporkan bila hal tersebut sudah terlanjur dikoreksi sehingga tidak diketemukan bukti lagi.