Sistem Pengendalian Internal
Dalam rangka penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) sebagaimana Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor : PER-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) Pada Badan Usaha Milik Negara, Perusahaan telah menetapkan Kebijakan Sistem Pengendalian Internal (Internal Control System) melalui Keputusan Direksi PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Nomor : KEP/I.1/636/VI/2011 tanggal 7 Juni 2011. Pengendalian Internal adalah proses yang dirancang dan dijalankan oleh Dewan Komisaris, Direksi dan anggota manajemen lainnya, serta seluruh personil Perusahaan yang ditujukan untuk memberikan keyakinan yang memadai atas tercapainya efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Untuk mencapai tujuan pengendalian internal perusahaan, program dan tindakan yang dilakukan secara berkesinambungan, mencakup hal-hal sebagai berikut:
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environmental)
  Berupa penyesuaian kebijakan dan peraturan Perusahaan yang mempunyai pengaruh terhadap efektivitas pengendalian internal, yaitu :
  a. Review implementasi Pedoman Perilaku Etika (code of conduct), melalui pemutakhiran Pedoman Perilaku Etika (code of conduct) dan penandatanganan Surat Pernyataan Kesediaan melaksanakan Pedoman Perilaku Etika (code of conduct) per bulan Mei 2012.
  b. Review implementasi kebijakan/peraturan perusahaan untuk menyesuaikan dengan perubahan kondisi saat ini, seperti:
    1. Kebijakan tentang Pedoman Pengelolaan Investasi;
    2. Pedoman Pelaksanaan Kewajiban Penyampaian Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) bagi Pejabat Struktural di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero);
    3. Pedoman Pelaksanaan Kerjasama Pengembangan Usaha PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero);
  c. Review implementasi kebijakan/peraturan perusahaan untuk menciptakan lingkungan pengendalian yang baik dan mendukung penegakan Pedoman Perilaku termasuk pelaporan atas pelanggaran, seperti:
    1. Keputusan Direksi PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Nomor : KEP/I.1/405/VI/2012 tanggal 26 Juni 2012 tentang Kode Etik Insan PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero).
    2. Keputusan Direksi PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Nomor : KEP/I.1/383/VI/2012 tanggal 19 Juni 2012 tentang Larangan Melakukan Gratifikasi PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero).
    3. Penetapan kebijakan mengenai pelaporan atas dugaan penyimpangan pada perusahaan (whistleblowing system).
  d. Penyesuaian struktur organisasi Satuan Pengawasan Intern (SPI) untuk mendukung pelaksanaan pengendalian internal Perusahaan, antara lain penambahan ruang lingkup tugas dan tanggungjawab SPI untuk melakukan evaluasi atas efektifitas pelaksanaan pengendalian intern, manajemen risiko, dan proses tata kelola perusahaan, sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan perusahaan sebagai bagian dari job description.
2. Penaksiran Risiko (Risk Assessment)
  Berupa pembuatan kebijakan dan prosedur formal yang berkaitan dengan pengelolaan risiko Perusahaan sebagai pedoman untuk melakukan penilaian risiko (risk assessment).
3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
  a. Pembuatan pedoman pelaksanaan pengendalian internal operasional untuk setiap proses kerja berupa matriks pengendalian, flowchart dan dokumen lainnya termasuk penetapan penanggungjawab untuk setiap proses kerja;
  b. Pengidentifikasian peraturan perundangan yang harus ditaati oleh Perusahaan dan hubungannya dengan setiap proses kerja, termasuk menentukan unit penanggungjawab untuk menjamin kepatuhan terhadap peraturan perundangan tersebut.
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
  a. Merancang dan mengimplementasikan whistleblowing programme sebagai sarana komunikasi bagi karyawan untuk melaporkan indikasi terjadinya pelanggaran (error) atau kecurangan (fraud), terutama yang berkaitan dengan masalah pengendalian internal, operasional perusahaan maupun aktivitas audit;
  b. Merancang dan mengimplementasikan mekanisme self-assessment sebagai sarana untuk memperoleh informasi atas pelaksanaan implementasi pengendalian internal dari masing-masing Unit Kerja;
  c. Merancang dan mengimplementasikan program-program komunikasi berkenaan dengan aktivitas pengendalian internal yang mencakup antara lain, program implementasi dan sosialisasi Keputusan Direksi mengenai pengendalian internal.
5. Pemantauan (Monitoring)
  a. Peningkatan peran manajemen dalam melakukan pemantauan secara terus menerus terhadap pelaksanaan pengendalian internal di Unit Kerjanya masing-masing dengan cara memastikan pemahaman seluruh personil atas aktivitas pengendalian internal dan menciptakan lingkungan pengendalian yang mendukung;
  b. Peningkatan peran dan fungsi internal audit dalam melakukan pemantauan secara berkala terhadap pelaksanaan pengendalian internal;
  c. Pemberian pelatihan dan melakukan rekrutasi untuk meningkatkan efektivitas fungsi internal auditor;
  d. Menerapkan mekanisme untuk menjamin tindak lanjut manajemen atas temuan dan rekomendasi hasil audit baik dari internal maupun eksternal auditor.